Liste

In der Personen-Liste werden alle im System erfassten Personen-Datensätze angezeigt. Es ist dabei unerheblich, ob es sich um ehemalige MitarbeiterInnen/SchülerInnen handelt oder um Personen, die sich aktuell noch an der Schule befinden. Standardmäßig werden zehn Datensätze pro Seite angezeigt und die Liste ist absteigend alphabetisch nach Nachnamen sortiert.

Unter der Tabelle wird die Gesamtzahl der Personen angezeigt, die den aktuellen Filterkriterien entsprechen, wurden keine Filter angewendet, repräsentiert dies also die Gesamtzahl der im System vorhandenen Personen. Rechts daneben kann entweder durch die Seiten navigiert oder die Anzahl der pro Seite angezeigten Personen auf 10, 25 oder 50 angepasst werden.

Person anlegen

Um einen neuen Personen-Datensatz anzulegen, klicken Sie auf den Button “Neue Person hinzufügen”, der sich mittig über der Tabelle befindet. Geben Sie einen Vor- und einen Nachnamen ein und klicken Sie anschließend auf “Anlegen”. Die neue Person erscheint nun gemäß der eingestellten Sortierung in der Tabelle. So kann es vorkommen, dass der neue Datensatz nicht direkt auf der ersten Seite erscheint. Um weitere Daten eingeben zu können, suchen Sie die gerade angelegte Person in der Tabelle und navigieren Sie durch einen Doppelklick auf die Zeile zur Detailansicht der Person.

Beachten Sie, dass die neu angelegte Person unter Umständen nicht in der Tabelle erscheint, falls sie nicht den von Ihnen vorgegebenen Filterkriterien entspricht.

Funktionen von Personen

Alle gespeicherten Personen ist eine bestimmte Funktion zugeordnet. Dabei gibt es folgende Möglichkeiten:

• Schüler/in
• Mitarbeiter/in
• Erziehungsberechtigte/r
• Extern (z.B. Kotaktpersonen beim SPD o.Ä.)

Die Funktion jeder Person wird direkt in der ersten Tabellen-Spalte angezeigt. Dort findet sich zusätzlich die Angabe der Lerngruppe (falls es sich um einen SchülerInnen-Datensatz handelt und eine Lerngruppe zugewiesen wurde) sowie das Austrittsdatum, falls dieses angegeben wurde.

Selektieren von Datensätzen

Mit einem einfachen Klick auf eine Zeile der Tabelle wird dieser Datensatz selektiert. Dies wird durch einen Haken in einer grünen Box am Beginn der Zeile kenntlich gemacht. Ein erneutes Klicken auf die Zeile hebt die Auswahl wieder auf. Durch Klicken auf die oberste kleine Box ganz links in der Kopfzeile der Tabelle, können alle Datensätze der aktuellen Seite aus- bzw. abgewählt werden. Beachten Sie, dass solange die oberste Box grün mit einem weißen “-“ darin erscheint, noch Datensätze ausgewählt sind. Diese können sich auch auf eine der anderen Seiten der Tabelle als der aktuellen befinden.

Die Auswahl von Datensätzen kann genutzt werden um daraus Etiketten zu drucken oder Briefe zu adressieren. Mehr dazu finden Sie im betreffenden Abschnitt der Dokumentation. (Briefe)

Bearbeiten und Einsehen

Möchten Sie einen bestimmten Datensatz betrachten bzw. bearbeiten, gelangen Sie mit einem Doppelklick auf die entsprechende Zeile der Tabelle in die Detailansicht der Person. Hier können alle erfassten Daten betrachtet und bearbeitet werden.

Je nach ausgewählter Funktion der betrachteten Person, unterscheiden sich die angezeigten Daten. So dass beispielsweise für SchülerInnen ein Bürgerort oder eine zuweisende Stelle angegeben werden kann wohingegen für MitarbeiterInnen die Möglichkeit der Angaben eines Berufes existiert.

Handelt es sich um einen SchülerInnen-Datensatz finden Sie am Ende der Detailansicht eine Übersicht der erfassten Förderdokumentationen und Zeugnissen nach Schuljahr. Durch Klicken auf ein Jahr gelangen Sie direkt zum entsprechenden Datensatz. Durch Klicken auf “Neue Förderdokumentation hinzufügen” haben Sie außerdem die Möglichkeit eine neue Dokumentation anzulegen. Es bleibt Ihnen überlassen, ob Sie auf Förderdokumentationen zugreifen bzw. diese Anlegen indem Sie auf die Detailansicht einer Person zugreifen oder ob Sie dafür direkt den Menüpunkt Personen -> Förderdokumentationen nutzen. Bei beiden Möglichkeiten handelt es sich um die selbe Datenbasis. Das Gleiche gilt für die Erstellung neuer Zeugnisse.

Um die Eingabe von Adressen zu erleichtern, existiert eine Adressübernahme Funktion. Ein Personendatensatz kann mit anderen Personen verknüpft werden, beispielsweise durch die Auswahl von “Erziehungsberechtigten” im Datensatz eines Kindes oder der Auswahl von Kindern in einem Datensatz eines Erziehungsberechtigten. Wurde eine solche Verknüpfung erstellt, lässt sich durch Klicken auf das Verknüpfungsicon unter der Überschrift “Anschrift” die Adressübernahme starten. Im dadurch geöffneten Fenster werden alle Adressen von verknüpften Personen angezeigt. Mit einem Klick auf “übernehmen” wird die Adresse des gewünschten Datensatzes in den aktuellen Datensatz übernommen. Voraussetzung dafür ist natürlich, dass im verknüpften Datensatz bereits eine Adresse hinterlegt wurde.

Sortieren

Die Tabelle lässt sich nach unterschiedlichen Kriterien sortieren. Sie erkennen die Tabellen-Spalten nach denen sortiert werden kann an den beiden Pfeilen hinter der Spalten-Überschrift. Klicken Sie auf die gewünschte Spalten-Überschrift um eine aufsteigende Sortierung zu erreichen. Ein erneutes Klicken führt zu einer absteigenden Sortierung. Der dritte Klick deaktiviert die Sortierung und ein erneutes Klicken führt wiederum zu einer aufsteigenden Ordnung.

Zu beachten ist, dass sich die Ordnung der Adress-Spalte an der Postleitzahl orientiert.

Filtern und Durchsuchen

Um möglichst schnell den oder die gesuchten Datensätze zu erhalten, haben Sie die Möglichkeit die Tabelle mittels Volltextsuche zu durchsuchen bzw. die Auswahl an Datensätzen durch Filterkriterien zu reduzieren. Alle verfügbaren Optionen dazu finden Sie direkt über der Tabelle. Haben Sie Filterkriterien aktiviert, die die Anzahl der angezeigten Datensätze reduzieren, wird dies durch einen gelben Warnhinweis “Liste ist durch Filter reduziert” angezeigt.

Beachten Sie das Zahnrad-Icon auf der linken Seite. Durch keinen Klick darauf öffnet sich ein Dropdown-Menü in dem Sie weitere Filteroptionen einblenden oder überflüssige Optionen ausblenden können.

Mit der Volltextsuche, können Sie alle Datensätze nach beliebigem Freitext durchsuchen. Ein praktisches Beispiel wäre etwa die Eingabe eines Nachnamens, um alle Mitglieder einer Familie angezeigt zu bekommen. Zusätzlich zum Namen werden aber auch das Adressfeld und viele weitere Felder, die nicht in der Tabelle angezeigt werden, durchsucht (wie z.B. das Notiz-Feld).

Die weiteren Filteroptionen sind selbsterklärend. Wählen Sie beispielsweise unter “Funktion” die Option “Schüler/innen”, werden ausschließliche SchülerInnen angezeigt und alle Erziehungsberechtigten, MitarbeiterInnen und Externen werden nicht gelistet. Nutzen Sie mehrere Filterkriterien gleichzeitig, werden diese durch eine Und-Verknüpfung in Beziehung gebracht. Dies bedeutet, dass in folgendem Beispiel:

alle Personen angezeigt werden, auf die Folgendes zutrifft: enthalten Text “Wagner” und sind der Funktion “Schüler/in” zugeordnet und sind der “Lerngruppe 1” zugeordnet und sind “aktiv” (= kein Austrittsdatum gesetzt).

Treffen Sie innerhalb eines Filterkriteriums eine Mehrfachauswahl, werden diese in eine Oder-Beziehung zueinander gebracht. Selektieren Sie also im Beispiel oben zusätzlich zur Lerngruppe 1 die Lerngruppe 2, werden Datensätze angezeigt auf die alle anderen Kriterien zutreffen und die “Lerngruppe 1” oder “Lerngruppe 2” zugeordnet wurden. Eine Ausnahme bilden dabei die Schlagworte. Wenn Sie mehrere Schlagworte auswählen, werden nur Datensätze angezeigt, denen alle selektieren Schlagworte zugeordnet sind.

Förderdokumentationen

Dokumentationsliste

In der Liste werden alle im System erfassten Förderdokumentationen angezeigt. Standardmäßig werden zehn Datensätze pro Seite angezeigt und die Liste ist absteigend nach der letzten Bearbeitung sortiert.

Unter der Tabelle wird die Gesamtzahl der Dokumentationen angezeigt, die der aktuellen Volltextsuche entsprechen, wurden keine Suche angewendet, repräsentiert dies also die Gesamtzahl der im System vorhandenen Förderdokumentationen. Rechts daneben kann entweder durch die Seiten navigiert oder die Anzahl der pro Seite angezeigten Datensätze auf 10, 25 oder 50 angepasst werden.

Die Tabelle lässt sich nach unterschiedlichen Kriterien sortieren. Sie erkennen die Tabellen-Spalten nach denen sortiert werden kann an den beiden Pfeilen hinter der Spalten-Überschrift. Klicken Sie auf die gewünschte Spalten-Überschrift um eine aufsteigende Sortierung zu erreichen. Ein erneutes Klicken führt zu einer absteigenden Sortierung. Der dritte Klick deaktiviert die Sortierung und ein erneutes Klicken führt wiederum zu einer aufsteigenden Ordnung.

Persönliche Übersicht exportieren

Klicken Sie in der Listenansicht der Förderdokumentationen auf “Persönliche Übersicht generieren” und wählen Sie im Anschluss die gewünschte Lerngruppe aus. Durch einen Klick auf “PDF Exportieren” wird Ihnen eine personalisierte Übersicht aller Förderdokumentationen des laufenden Schuljahres mit der ausgewählten Lerngruppe erstellt und zum Download angeboten. Beachten Sie, dass nur Förderdokumentationen gelistet werden, für die Sie als verantwortliche Lehrperson geführt werden.

Förderdokumentation anlegen

Um eine neue Förderdokumentation anzulegen, klicken Sie auf den Button “Neue Förderdokumentation hinzufügen”, der sich mittig über der Tabelle befindet. Wählen Sie eine Person und den Zeitraum, den die Dokumentation erfassen soll aus und klicken Sie anschließend auf “Anlegen”. Der neue Datensatz erscheint nun gemäß der eingestellten Sortierung in der Tabelle. So kann es vorkommen, dass der neue Datensatz nicht direkt auf der ersten Seite erscheint. Um weitere Daten eingeben zu können, suchen Sie die gerade angelegte Förderdokumentation in der Tabelle und navigieren Sie durch einen Doppelklick auf die Zeile zur Detailansicht.

Beachten Sie, dass die neu angelegte Förderdokumentation unter Umständen nicht in der Tabelle erscheint, falls sie nicht der von Ihnen vorgegebenen Volltextsuche entspricht.

Falls Sie dies wünschen, haben Sie auch die Möglichkeit eine neue Förderdokumentation direkt in der Detailansicht des betreffenden Schülers oder der betreffenden Schülerin vorzunehmen. Mehr dazu erfahren Sie unter dem Punkt Personen -> Liste -> Bearbeiten und Einsehen.

Einsehen und Bearbeiten

Durch einen Doppelklick auf die Zeile in der Listen-Ansicht gelangen Sie zur Detailansicht der jeweiligen Förderdokumentation. Wurde die angewählte Dokumentation bereits finalisiert, haben Sie ausschließlich die Möglichkeit einen PDF-Export vorzunehmen, befindet sich die Dokumentation noch in Bearbeitung, können Sie Veränderungen der bestehenden Daten bzw. neue Einträge vornehmen.

Für eine übersichtlichere Gliederung wurden die verschiedenen Teilbereiche in ein- und ausklappbare Boxen unterteilt, die beim Öffnen der Detailansicht standardmäßig alle eingeklappt sind. Durch Klicken auf die Titel-Zeile der jeweiligen Box, kann diese ausgeklappt werden, um die zugehörigen Inhaltsfelder bearbeiten zu können. Ein erneutes Klicken, klappt die Box wieder ein.

Verschiedene Elemente wie etwa Lernstandserfassungen oder Förderplanungen können je nach Bedarf durch einen Klick auf den entsprechenden grünen “hinzufügen” Button erstellt und dann bearbeitet werden. Ebenso ist es möglich, nicht mehr benötigte Elemente durch einen Klick auf das rote Papierkorb-Icon zu löschen. Beachten Sie: Wenn Sie neue Förderplanungen innerhalb der Dokumentation hinzufügen, werden diese wiederum als eingeklappte Box dargestellt. Klicken Sie wiederum auf die Titelzeile (z.B. 1. Förderplanung) um die Box aus- oder einzuklappen.

Finalisieren und Exportieren

Während Sie die Bearbeitung einer Förderdokumentation vornehmen, können Sie sich jederzeit die Vorschau der finalen PDF anzeigen lassen. Klicken Sie dazu in der Detailansicht am oberen Bildrand auf den Button “Förderdokumentation finalisieren” und dann auf den Button “Vorschau herunterladen”. Anschließend wird eine PDF auf Grundlage der aktuell erfassten Daten generiert und zum Herunterladen bereitgestellt.

Wenn die Bearbeitung abgeschlossen ist und die Förderdokumentation final für den Druck exportiert werden soll, klicken Sie auf den Button “Förderdokumentation finalisieren” und dann auf “Finalisieren”. Durch Bestätigen der sich öffnenden Hinweisbox, wird die Bearbeitung des Datensatzes gesperrt und die finale PDF-Version zum Herunterladen präsentiert.

Zeugnisse

Zeugnisliste

In der Liste werden alle im System erfassten Zeugnisse angezeigt. Standardmäßig werden zehn Datensätze pro Seite angezeigt und die Liste ist absteigend nach der letzten Bearbeitung sortiert.

Grundsätzlich wird zwischen den Zeugnistypen Primarstufe (Klassen 1-6) und Sekundarstufe (Klassen 7-10) unterschieden.

Unter der Tabelle wird die Gesamtzahl der Zeugnisse angezeigt, die der aktuellen Volltextsuche entsprechen, wurden keine Suche angewendet, repräsentiert dies also die Gesamtzahl der im System vorhandenen Datensätze. Rechts daneben kann entweder durch die Seiten navigiert oder die Anzahl der pro Seite angezeigten Datensätze auf 10, 25 oder 50 angepasst werden.

Die Tabelle lässt sich nach unterschiedlichen Kriterien sortieren. Sie erkennen die Tabellen-Spalten nach denen sortiert werden kann an den beiden Pfeilen hinter der Spalten-Überschrift. Klicken Sie auf die gewünschte Spalten-Überschrift um eine aufsteigende Sortierung zu erreichen. Ein erneutes Klicken führt zu einer absteigenden Sortierung. Der dritte Klick deaktiviert die Sortierung und ein erneutes Klicken führt wiederum zu einer aufsteigenden Ordnung.

Zeugnis anlegen

Um ein neues Zeugnis anzulegen, klicken Sie auf den Button “Neues Zeugnis hinzufügen”, der sich mittig über der Tabelle befindet. Wählen Sie den Zeugnistyp, eine Person und den Zeitraum, den das Zeugnis umfassen soll aus und klicken Sie anschließend auf “Anlegen”. Der neue Datensatz erscheint nun gemäß der eingestellten Sortierung in der Tabelle. So kann es vorkommen, dass der neue Datensatz nicht direkt auf der ersten Seite erscheint. Um weitere Daten eingeben zu können, suchen Sie das gerade angelegte Zeugnis in der Tabelle und navigieren Sie durch einen Doppelklick auf die Zeile zur Detailansicht.

Beachten Sie, dass das neu angelegte Zeugnis unter Umständen nicht in der Tabelle erscheint, falls es nicht der von Ihnen vorgegebenen Volltextsuche entspricht.

Falls Sie dies wünschen, haben Sie auch die Möglichkeit ein neues Zeugnis direkt in der Detailansicht des betreffenden Schülers oder der betreffenden Schülerin vorzunehmen. Mehr dazu erfahren Sie unter dem Punkt Personen -> Liste -> Bearbeiten und Einsehen.

Einsehen und Bearbeiten

Durch einen Doppelklick auf die Zeile in der Listen-Ansicht gelangen Sie zur Detailansicht des jeweiligen Zeugnisses. Wurde das angewählte Zeugnis bereits finalisiert, haben Sie ausschließlich die Möglichkeit einen PDF-Export vorzunehmen, befindet sich das Zeugnis noch in Bearbeitung, können Sie Veränderungen der bestehenden Daten bzw. neue Einträge vornehmen.

Für eine übersichtlichere Gliederung wurden die verschiedenen Teilbereiche in ein- und ausklappbare Boxen unterteilt, die beim Öffnen der Detailansicht standardmäßig alle eingeklappt sind. Durch Klicken auf die Titel-Zeile der jeweiligen Box, kann diese ausgeklappt werden, um die zugehörigen Inhaltsfelder bearbeiten zu können. Ein erneutes Klicken, klappt die Box wieder ein.

Es werden jeweils alle möglichen Bewertungsdimensionen angezeigt. Falls einzelne Bereiche nicht in ein Zeugnis einfließen sollen, lassen Sie die Felder einfach leer. Beim Export werden nur die Bereiche berücksichtigt, in denen eine Eingabe getätigt wurde.

Primarstufenzeugnisse

Das Primarstufenzeugnis besteht hauptsächlich aus Single-Choice Auswahlfeldern. An verschiedenen Stellen kann jedoch auch Freitext, wie z.B. Bemerkungen oder jährlich wechselnde Projekte und Themen eingegeben werden. Weitere Formatierungen wie etwa Fettdruck oder Schriftgröße können nicht vorgenommen werden. Dies dient dazu am Ende ein möglichst einheitliches Bild der Zeugnisse beim Export erreichen zu können. Damit die Erfassung der Daten möglichst übersichtlicht bleibt werden pro Unterkategorie maximal 10 Bewertungsdimensionen angezeigt. Besitzt eine Kategorie mehr Dimensionen werden diese in zwei Bereiche aufgeteilt (z.B. Selbst- und Sozialkompetenz I und Selbst- und Sozialkompetenz II). Auf dem Zeugnisausdruck wird diese Unterscheidung nicht mehr zu sehen sein, sie dient lediglich der übersichtlichen Eingabe.

Sekundarstufenzeugnisse

Das Sekundarstufenzeugnis besteht hauptsächlich aus Single-Choice Auswahlfeldern. Das bedeutet, dass Sie pro Bewertungsdimension die Möglichkeit haben genau eine Bewertung per Klick auf den entsprechenden Radio-Button vorzunehmen. Bewegen Sie den Mauszeiger über die verschiedenen Buttons, um eine Anzeige zu erhalten, um welche Bewertung es sich handelt. Wurde ein Button angewählt, erscheint unter der Bewertungsdimension ein Kasten, der die vorgenommene Bewertung widerspiegelt. Durch einen Klick auf das “x” rechts in der Box, lässt sich die Bewertung löschen. Ergänzend werden Freitextfelder angeboten, um detailiertere Angaben zu einzelnen Bereichen vornehmen zu können.

Da standardmäßig alle Bewertungsbereiche eingeklappt sind, kann es schwierig werden, einen Überblick zu erhalten, welche Bereiche bereits bearbeitet wurden. Aus diesem Grund wird durch einen grauen Haken vor der Überschrift verdeutlicht, dass in diesem Bereich bereits Bewertungen vorgenommen wurden. Der Haken erscheint, sobald eine Bewertung vorgenommen wurde, er ist also kein Beleg darüber, dass für einen Bereich bereits alle Bewertungen vorgenommen wurden.

Finalisieren und Exportieren

Während Sie die Bearbeitung eines Zeugnisses vornehmen, können Sie sich jederzeit die Vorschau der finalen PDF anzeigen lassen. Klicken Sie dazu in der Detailansicht am oberen Bildrand auf den Button “Zeugnis finalisieren” und dann auf den Button “Vorschau herunterladen”. Anschließend wird eine PDF auf Grundlage der aktuell erfassten Daten generiert und zum Herunterladen bereitgestellt. Beachten Sie, dass jede Seite dieser PDF-Datei mit einem Hinweis versehen ist, dass es sich lediglich um eine Vorschau handelt.

Wenn die Bearbeitung abgeschlossen ist und das Zeugnis final für den Druck exportiert werden soll, klicken Sie auf den Button “Zeugnis finalisieren” und dann auf “Finalisieren”. Durch Bestätigen der sich öffnenden Hinweisbox, wird die Bearbeitung des Datensatzes gesperrt und die finale PDF-Version zum Herunterladen präsentiert. Diese PDF verfügt nun nicht mehr über den “Vorschau”-Hinweis auf jeder Seite.

Schulbescheinigungen

Exportieren

Um eine Schulbescheinigung zu exportieren, wählen Sie die gewünschte Person aus dem Drodown, sowie das gewünschte Jahr der Bescheinigung aus. Der Text der Schulbescheinigung wird generiert und in einem editierbaren Textfeld angezeigt. Sie haben hier die Möglichkeit eine Veränderung des Textes vorzunehmen. Dies kann sinnvoll sein, wenn beispielsweise ein Export für einen zurückliegenden Zeitraum vorgenommen werden soll. Das CVS wird standardmäßig die aktuell gespeicherte Klasse der ausgewählten Person in den Export übernehmen. Möchten Sie einen Export für einen Zeitraum vornehmen, der z.B. 2 Jahre in der Vergangenheit liegt, muss auch die damalige Klasse angegeben werden. Da dem CVS diese Information nicht vorliegt, können Sie diese manuell im Textfeld eintragen.

Klicken Sie im Anschluss auf den Button “PDF-Export” um die Bescheinigung zu exportieren und herunterzuladen.

Verifizieren

Am Ende jeder exportieren Bescheinigung befindet sich ein Link und eine Verifikationsnummer. Durch das Aufrufen der verlinkten Seite, können die in der Bescheinigung aufgeführten Daten verifiziert werden. Dies funktioniert dadurch, dass jede exportierte Bescheinigung mit einer eindeutigen Verifikationsnummer im CVS hinterlegt ist. Bei Aufruf der entsprechenden Seite, die sich auf dem CVS-Server befindet, werden die entsprechenden Informationen direkt aus dem System geladen und angezeigt. Sollten Informationen in der PDF-Datei nach dem Export verändert worden sein, stimmen diese nun nicht mehr mit dem verifizierten Stand auf den Servern überein, was durch einen Abgleich der Daten festgestellt werden kann.

Institutionen

In der Institutionen-Liste werden alle im System erfassten Institutionen angezeigt. Standardmäßig werden zehn Datensätze pro Seite angezeigt und die Liste ist absteigend alphabetisch nach Institutionsname sortiert.

Unter der Tabelle wird die Gesamtzahl der Institutionen angezeigt, die der aktuellen Volltextsuche entsprechen, wurden keine Suche angewendet, repräsentiert dies also die Gesamtzahl der im System vorhandenen Datensätze. Rechts daneben kann entweder durch die Seiten navigiert oder die Anzahl der pro Seite angezeigten Institutionen auf 10, 25 oder 50 angepasst werden.

Die Tabelle lässt sich nach unterschiedlichen Kriterien sortieren. Sie erkennen die Tabellen-Spalten nach denen sortiert werden kann an den beiden Pfeilen hinter der Spalten-Überschrift. Klicken Sie auf die gewünschte Spalten-Überschrift um eine aufsteigende Sortierung zu erreichen. Ein erneutes Klicken führt zu einer absteigenden Sortierung. Der dritte Klick deaktiviert die Sortierung und ein erneutes Klicken führt wiederum zu einer aufsteigenden Ordnung. Zu beachten ist, dass sich die Ordnung der Adress-Spalte an der Postleitzahl orientiert.

Der Vorteil einer Zuordnung von Personen zu Institutionen besteht in einer automatischen Adressübernahme. Werden beispielsweise mehrere Personendatensätze von PsychologInnen des Schulpsychologischen-Dienstes angelegt und mit dem SPD-Institutionsdatensatz verknüpft, muss für diese Personen keine Adresse im Personen-Datensatz angegeben werden. Das CVS wird automatisch für alle Personen ohne eigene Adresse prüfen, ob eine verknüpfte Institution existiert und deren Adresse in diesem Fall als Adresse der Person nutzen. Dies kann z.B. beim Export von Etiketten Anwendung finden. Für den Fall, dass sowohl einen Verknüpfung mit einer Institution als auch eine eigene Adresse im Personendatensatz angegeben ist, erhält die eigene Adresse der Person die höhere Priorität und die Institutionsadresse wird nicht berücksichtigt.

Neue Institution anlegen

Um eine neue Institution anzulegen, klicken Sie auf den Button “Neue Institution hinzufügen”, der sich mittig über der Tabelle befindet. Geben Sie einen Namen ein und klicken Sie anschließend auf “Anlegen”. Die neue Institution erscheint nun gemäß der eingestellten Sortierung in der Tabelle. So kann es vorkommen, dass der neue Datensatz nicht direkt auf der ersten Seite erscheint. Um weitere Daten eingeben zu können, suchen Sie die gerade angelegte Institution in der Tabelle und navigieren Sie durch einen Doppelklick auf die Zeile zur Detailansicht des Datensatzes.

Beachten Sie, dass die neu angelegte Institution unter Umständen nicht in der Tabelle erscheint, falls sie nicht der von Ihnen vorgegebenen Volltextsuche entspricht.

Einsehen und Bearbeiten

Möchten Sie einen bestimmten Datensatz betrachten bzw. bearbeiten, gelangen Sie mit einem Doppelklick auf die entsprechende Zeile der Tabelle in die Detailansicht der Institution. Hier können alle erfassten Daten betrachtet und bearbeitet werden.

Hauptsächlich dienen Institutionen-Datensätze dazu, die Adresse und weitere Kontaktmöglichkeiten einer Institution zu erfassen und die Institution anschließend mit Personen-Datensätze zu verknüpfen. Um diese Verknüpfung herzustellen, wählen Sie die gewünschten Personen im Feld “zugeordnete Personen” aus. In diesem Dropdown werden alle im System erfassten Personen mit der Funktion Extern aufgeführt.

Alternativ kann die Zuordnung einer Person zu einer Institution auch in der Detailansicht der Person erfolgen. Wählen Sie dazu im Auswahlmenü “Institution” die gewünschte Institution aus. Beachten Sie jedoch, dass diese Auswahlmenü nur für Personen anezeigt wird, für die die Funktion “Extern” ausgewählt ist.

Schlagworte

In der Schlagwort-Liste werden alle im System erfassten Schlagworte angezeigt. Standardmäßig werden zehn Datensätze pro Seite angezeigt und die Liste ist absteigend alphabetisch sortiert.

Unter der Tabelle wird die Gesamtzahl der Schlagworte angezeigt, die der aktuellen Volltextsuche entsprechen, wurden keine Suche angewendet, repräsentiert dies also die Gesamtzahl der im System vorhandenen Schlagworte. Rechts daneben kann entweder durch die Seiten navigiert oder die Anzahl der pro Seite angezeigten Schlagworte auf 10, 25 oder 50 angepasst werden.

Die Tabelle lässt sich nach unterschiedlichen Kriterien sortieren. Sie erkennen die Tabellen-Spalten nach denen sortiert werden kann an den beiden Pfeilen hinter der Spalten-Überschrift. Klicken Sie auf die gewünschte Spalten-Überschrift um eine aufsteigende Sortierung zu erreichen. Ein erneutes Klicken führt zu einer absteigenden Sortierung. Der dritte Klick deaktiviert die Sortierung und ein erneutes Klicken führt wiederum zu einer aufsteigenden Ordnung.

Schlagworte dienen dazu Personendatensätze besser gruppieren bzw. filtern zu können. Personen können Schlagworte zugeordnet werden um später die Personenliste nach diesen Schlagworten filtern zu können. So lassen sich semantische Verknüpfungen herstellen, die durch die vorhandenen Eingabemasken nicht umsetzbar wären. Ein sinnvolles Anwendungsbeispiel wäre etwa das Schlagwort “Schulleitung”. Durch die Zuordnung dieses Schlagwortes können Personen, die dem Schulleitungsteam angehören, logisch gruppiert werden. Dies wäre ansonsten nicht möglich, da alle Angestellten der Schule unter der Funktion “MitarbeiterInnen” geführt werden. Ein weiteres sinnvolles Beispiel wäre etwa das Schlagwort “VegetarierIn” um vegetarische Personen kennzeichen und beim Mittagessen entsprechend berücksichtigen zu können.

Schlagwort anlegen

Um eine neues Schlagwort anzulegen, klicken Sie auf den Button “Neues Schlagwort hinzufügen”, der sich mittig über der Tabelle befindet. Geben Sie das gewünschte Schlagwort ein und klicken Sie anschließend auf “Anlegen”. Das neue Schlagwort erscheint nun gemäß der eingestellten Sortierung in der Tabelle. So kann es vorkommen, dass der neue Datensatz nicht direkt auf der ersten Seite erscheint.

Beachten Sie, dass das neu angelegte Schlagwort unter Umständen nicht in der Tabelle erscheint, falls sie nicht der von Ihnen vorgegebenen Volltextsuche entspricht.

Einsehen und Bearbeiten

Im Gegensatz zu anderen Bereichen des CVS existiert für Schlagworte keine Detailansicht. Um ein Schlagwort zu bearbeiten, können Sie direkt in der jeweiligen Tabellen-Zeile auf den Button “Bearbeiten” klicken. Das entsprechende Schlagwort wird nun in einem Eingabefeld angezeigt und kann dort bearbeitet werden. Beachten Sie, dass im Gegensatz zu anderen Bereichen, der Abschluss der Bearbeitung mit einem Klick auf den “Speichern” Button bestätigt werden muss. Sie können die Bearbeitung auch jederzeit durch einen Klick auf den “Abbrechen” Button abbrechen.

Beachten Sie, dass das Schlagwort nach der Bearbeitung automatisch in die vorgegebene alphabetische Ordnung einsortiert wird. Bearbeiten Sie also das Schlagwort “Affe” am Beginn der Tabelle und ändern es zu “Zebra”, rutscht es nach dem Klick auf “Speichern” an das Ende der Tabelle bzw. möglicherweise auch auf eine der nächsten Seiten.

Verknüpfen und Filtern

Alle angelegten Schlagwörter, können beliebigen Personen zugeordnet werden und erscheinen im Dropdown-Menü “Schlagworte” bei den Filteroptionen der Personenliste (Personen -> Liste -> Filtern und Durchsuchen). Um einer Person ein Schlagwort zuzuordnen, navigieren Sie zur Detailansicht des jeweiligen Datensatzes und wählen Sie aus dem Dropdown “Schlagworte” das gewünschte Schlagwort aus. Falls Sie nun in der Personenliste das Schlagwort als Filterkriterium auswählen, erscheinen nur Personen, denen dieses Schlagwort zugeordnet wurde. Filtern Sie nach mehreren Schlagworten auf einmal, werden nur Personen angezeigt, denen alle ausgewählten Schlagworte zugeordnet wurden.