Meine Briefe

In diesem Bereich haben Sie die Möglichkeit Briefe zu erstellen und zu versenden. Der von Ihnen vorgegeben Brieftext wird dabei auf dem Briefpapier der Schule platziert und je nach Wunsch als Anhang per eMail versendet oder für den Druck und Postversand als PDF zum Herunterladen exportiert.

In der Brief-Liste werden alle von Ihnen erstellten Briefe angezeigt. Andere NutzerInnen des Systems können Ihre Briefe also nicht einsehen, genau so wie auch Sie nur auf Ihre eigenen Briefe zugreifen können. Standardmäßig werden zehn Datensätze pro Seite angezeigt und die Liste ist absteigend nach Änderungszeit sortiert.

Unter der Tabelle wird die Gesamtzahl der Briefe angezeigt, die der aktuellen Volltextsuche entsprechen, wurden keine Suche angewendet, repräsentiert dies also die Gesamtzahl der von Ihnen erstellten Datensätze. Rechts daneben kann entweder durch die Seiten navigiert oder die Anzahl der pro Seite angezeigten Briefe auf 10, 25 oder 50 angepasst werden.

Die Tabelle lässt sich nach unterschiedlichen Kriterien sortieren. Sie erkennen die Tabellen-Spalten nach denen sortiert werden kann an den beiden Pfeilen hinter der Spalten-Überschrift. Klicken Sie auf die gewünschte Spalten-Überschrift um eine aufsteigende Sortierung zu erreichen. Ein erneutes Klicken führt zu einer absteigenden Sortierung. Der dritte Klick deaktiviert die Sortierung und ein erneutes Klicken führt wiederum zu einer aufsteigenden Ordnung.

Brief anlegen

Um einen neuen Brief anzulegen, klicken Sie auf den Button “Neuen Brief hinzufügen”, der sich mittig über der Tabelle befindet. Geben Sie einen gewünschten Titel oder Inhalt and und klicken Sie anschließend auf “Anlegen”. Der neue Brief erscheint nun gemäß der eingestellten Sortierung in der Tabelle. So kann es vorkommen, dass der neue Datensatz nicht direkt auf der ersten Seite erscheint.

Beachten Sie, dass der neu angelegte Brief unter Umständen nicht in der Tabelle erscheint, falls er nicht der von Ihnen vorgegebenen Volltextsuche entspricht.

Einsehen und Bearbeiten

Möchten Sie einen bestimmten Brief betrachten bzw. bearbeiten oder für den Versand vorbereiten, gelangen Sie mit einem Doppelklick auf die entsprechende Zeile der Tabelle in die Detailansicht des Briefes. Hier kann eine Bearbeitung und ein Versand vorgenommen werden.

In der Detailansicht haben Sie die Möglichkeit einen Titel für Ihren Brief festzulegen. Dieser wird über dem Brief in fettgedruckter Schrift als Überschrift platziert. Das ausgewählte Datum stellt das auf dem Brief dargestellte Datum dar. Sie können somit Briefe auf ein beliebiges Datum datieren. Die Angabe eines Titel sowie eines Datums sind freiwillig.

Im Feld “Inhalt” haben Sie die Möglichkeit den Text des Briefes zu verfassen. Dieser sollte eine Anrede, die gewünschte Information sowie eine Grußformel enthalten. Sie können den Text wie gewohnt mit Absätzen gliedern.

Adressieren

Im unteren Bereich der Detailansicht finden Sie die Auswahl der AdressatInnen. Hier können Sie die Personen oder Institutionen auswählen, die den aktuell betrachteten Brief erhalten sollen. Zusätzlich können Sie festlegen, ob ein Versand per eMail oder auf dem Postweg durchgeführt werden soll.

Wählen Sie die gewünschten AdressatInnen per Drop-Down Menü aus. Dabei können sowohl einzelne Personen sowie ganze Institutionen im jeweiligen Drop-Down selektiert werden. Wenn Sie eine bestimmte Auswahl an Personen benachrichtigen möchten, haben Sie die Möglichkeit eine Auswahl in der Personenliste des CVS zu treffen und diese automatisch in das AdressatInnen-Feld zu übernehmen. Navigieren Sie hierzu zum Menü-Punkt “Personen -> Liste” und wählen Sie aus der Tabelle die zu benachrichtigenden Personen durch Klicken aus (verwenden Sie einen Filter um die gewünschten Personen schneller zu finden). Wenn alle gewünschten Personen selektiert wurden, navigieren Sie zurück zur Detailansicht des betreffenden Briefes (am einfachsten durch die Benutzung der Tabs). Klicken Sie nun auf die drei Punkte links neben dem “Empfänger/innen” Auswahlfeld. Im sich öffnenden Menü können Sie durch klicken des “Auswahl aus Liste übernehmen” Buttons das Laden der ausgewählten Personen in das Auswahlfeld anstoßen. Analog funktioniert dieses Vorgehen beim Feld “Institutionen”.

Durch einen Klick auf die drei Punkte neben dem Auswahlfeld und dann auf “Alle entfernen” haben Sie jederzeit die Möglichkeit alle ausgewählten Personen oder Institutionen zu entfernen ohne diese einzeln auswählen zu müssen.

Sobald mindestens eine Person oder Institution ausgewählt wurde, erscheinen die jeweiligen Adressen in Boxen unter den Auswahlfeldern. Diese Boxen enthalten zusätzliche Informationen wie etwa die Postanschrift oder eMail Adresse der Elemente. Zusätzlich wird eine Warnung angezeigt, falls ein Datensatz nicht über eine Postanschrift oder eMail Adresse verfügt. Durch einen Klicken auf die drei Punkte neben den entsprechenden Namen können Sie auswählen, ob diese Person per eMail oder auf dem Postweg benachrichtigt werden soll. Außerdem können Sie AdressatInnen durch den Klick auf “Entfernen” aus der Auswahl entfernen. Alternativ können Sie auch im Auswahlfeld auf das kleine “x” neben dem Namen klicken.

Möchten Sie alle ausgewählten AdressatInnen per eMail oder auf dem Postweg benachrichtigen, können Sie den Slider mit den Optionen “alle per eMail benachrichtigen” und “alle per Brief benachrichtigen” nutzen.

Beachten Sie, dass Personen oder Institutionen, die über eine identische Adresse verfügen automatisch zu einer Box zusammengefasst werden. Dies führt dazu, dass diese Personen den Brief nur einmal erhalten, allerdings mit der Aufführung aller Personen im Adressfeld des Briefes. Möchten Sie den Brief an alle Mitglieder eines Haushalts separat versenden, klicken Sie auf die drei Punkte links neben den aufgeführten Namen in der Adress-Box und wählen Sie den Punkt “Personen separat benachrichtigen” aus. Die Namen werden nun in separaten Boxen dargestellt. Um diesen Schritt rückgängig zu machen klicken Sie wiederum auf die drei Punkte und wählen Sie den Punkt “Personen gemeinsam benachrichtigen” aus.

Vorschau und Versand

Falls Sie während der Erstellung eines Briefes eine Vorschau der PDF-Datei auf dem Briefbogen der Schule erhalten möchten, klicken Sie auf den Button “Versand vorbereiten” am oberen Rand der Detailansicht und dann auf “Vorschau herunterladen”. Sie erhalten beispielhaft den eingegeben Text in einer PDF-Datei auf dem Briefbogen der Schule, als Adresse wird in der Vorschau jedoch immer “Max Mustermann” angezeigt. Dies ist kein Fehler und gilt nur für die Vorschau.

Wenn die Bearbeitung des Briefes abgeschlossen ist und alle AdressatInnen ausgewählt wurden, klicken Sie wiederum auf “Versand vorbereiten”. Im sich öffnenden Fenster haben Sie erneut die Möglichkeit zu überprüfen welche EmpfängerInnen direkt per eMail benachrichtigt und für welche ein PDF-Export für den Briefversand ausgewählt wurde. Um den Versand der eMail und den Export der Briefe zu starten, klicken Sie auf “Versenden”. Im Hintergrund werden nun für alle ausgewählten eMail AdressatInnen PDFs generiert und an deren eMail Adressen versendet. Zusätzlich generiert das CVS eine PDF-Datei mit allen Briefen für den Postversand und präsentiert diese automatisch zum Herunterladen.

Nach Abschluss des Versands können Sie das “Versand vorbereiten” Fenster schließen. In den Adressboxen im unteren Bereich der Detailansicht erhalten Sie nun Statusinformationen über den Versandstatus der Briefe. Für erfolgreich exportiere Briefe wird ein grüner Haken neben dem Exportdatum angezeigt. Für eMails gibt es orange (im Versand befindlich), grüne (erfolgreich zugestellt) und rote (konnte nicht zugestellt werden) Haken.

Beachten Sie, dass bereits benachrichtigte Personen (durch entsprechende Haken in den Adressboxen kenntlich gemacht) für den weiteren Versand nicht berücksichtigt werden. Falls also alle ausgewählten Personen in einem Brief bereits mit einem Haken markiert sind, wird das CVS Sie beim Klicken auf “Versand vorbereiten” darauf aufmerksam machen, dass kein Versand möglich ist. Dies soll verhindern, dass der gleiche Brief mehrfach ein eine Person zugestellt wird.

Haben Sie beim Versand eine oder mehrere Personen in der Auswahl vergessen und möchten diese nachträglich benachrichtigen, können Sie diese einfach zusätzlich über das Dropdown auswählen und den Versand wie beschrieben durchführen. Es werden dann lediglich die neu hinzugefügten Personen beim Versand berücksichtigt.

Möchten Sie eine Person trotzdem erneut benachrichtigen bzw. einen erneuten Export veranlassen, könnten Sie die betreffenden Personen aus der Auswahl entfernen, die Information über den bereits erfolgten Versand wird dadurch gelöscht. Wählen Sie die Personen erneut aus und führen Sie den Versand wie beschrieben durch.

Versenden per Brief

Haben Sie für AdressatInnen die Option “per Brief benachrichtigen” ausgewählt, wird eine PDF Datei generiert, die alle Briefe an die ausgewählten AdressatInnen enthält. Diese Datei kann direkt gedruckt und für den Postversand in Umschläge gesteckt werden. Die PDF-Datei wird in dem Moment generiert, wenn Sie im Menü “Versand vorbereiten” auf “Absenden” klicken, anschließend wird Sie direkt zum Herunterladen zur Verfügung gestellt.

Versenden per eMail

Haben Sie für AdressatInnen die Option “per eMail benachrichtigen” ausgewählt, wird eine PDF Datei generiert und diese als Anhang an die Empfänger eMail-Adresse(n) gesendet. Als Absender wird Ihre eigene eMail-Adresse angezeigt. Dies bedeutet, dass wenn EmpfängerInnen auf das Schreiben antworten, Sie diese Antwort in Ihr christophor-eMail-Postfach erhalten. Zusätzlich erhalten Sie eine eMail des CVS, die den Versand der eMails bestätigt und aufführt, welche Personen benachrichtigt wurden. Außerdem finden Sie im Anhang dieser eMail beispielhaft die PDF Datei an einen der EmpfängerInnen.

Die versendete eMail erhält als Betreff den von Ihnen angegebenen Titel des Briefes. Falls Sie keinen Titel angegeben haben, wird ein generischer Betreff (Nachricht von der Christohorus-Schule Basel) verwendet. Der Inhalt der eMail gestaltet sich wie folgt, falls Maria Schmidt eine Nachricht an Rolf Weiss versendet hat:

Sehr geehrter Herr Rolf Weiss

anbei erhalten Sie eine Nachricht von Maria Schmidt von der Christophorus-Schule Basel.


Mit freundlichen Grüßen

Christophorus-Schule Basel

Im Anhang der eMail befindet sich die PDF mit Ihrem Text auf dem Briefbogen der Schule.

Etiketten

Adressieren

In diesem Bereich haben Sie die Möglichkeiten Etiketten für den Versand zu exportieren. Sie können die Personen oder Institutionen auswählen, die in den Export der Etiketten eingeschlossen werden sollen.

Wählen Sie die gewünschten AdressatInnen per Drop-Down Menü aus. Dabei können sowohl einzelne Personen sowie ganze Institutionen im jeweiligen Drop-Down selektiert werden. Wenn Sie eine bestimmte Auswahl an Personen benachrichtigen möchten, haben Sie die Möglichkeit eine Auswahl in der Personenliste des CVS zu treffen und diese automatisch in das AdressatInnen-Feld zu übernehmen. Navigieren Sie hierzu zum Menü-Punkt “Personen -> Liste” und wählen Sie aus der Tabelle die zu benachrichtigenden Personen durch Klicken aus (verwenden Sie einen Filter um die gewünschten Personen schneller zu finden). Wenn alle gewünschten Personen selektiert wurden, navigieren Sie zurück zum Menüpunkt “Etiketten” (am einfachsten durch die Benutzung der Tabs). Klicken Sie nun auf die drei Punkte links neben dem “Empfänger/innen” Auswahlfeld. Im sich öffnenden Menü können Sie durch klicken des “Auswahl aus Liste übernehmen” Buttons das Laden der ausgewählten Personen in das Auswahlfeld anstoßen. Analog funktioniert dieses Vorgehen beim Feld “Institutionen”.

Durch einen Klick auf die drei Punkte neben dem Auswahlfeld und dann auf “Alle entfernen” haben Sie jederzeit die Möglichkeit alle ausgewählten Personen oder Institutionen zu entfernen ohne diese einzeln auswählen zu müssen.

Sobald mindestens eine Person oder Institution ausgewählt wurde, erscheinen die jeweiligen Adressen in Boxen unter den Auswahlfeldern. Diese Boxen enthalten zusätzliche die Postanschrift der Personen. Zusätzlich wird eine Warnung angezeigt, falls ein Datensatz nicht über eine Postanschrift verfügt. Durch einen Klicken auf die drei Punkte neben den entsprechenden Namen können Sie sie durch den Klick auf “Entfernen” aus der Auswahl entfernen. Alternativ können Sie auch im Auswahlfeld auf das kleine “x” neben dem Namen klicken.

Beachten Sie, dass Personen oder Institutionen, die über eine identische Adresse verfügen automatisch zu einer Box zusammengefasst werden. Dies führt dazu, dass all diese Personen oder Institutionen in einem Etikett zusammengefasst werden. Wünschen Sie einzelne Etiketten, klicken Sie auf die drei Punkte links neben den aufgeführten Namen in der Adress-Box und wählen Sie den Punkt “Personen separat benachrichtigen” aus. Die Namen werden nun in separaten Boxen dargestellt. Um diesen Schritt rückgängig zu machen klicken Sie wiederum auf die drei Punkte und wählen Sie den Punkt “Personen gemeinsam benachrichtigen” aus.

Exportieren

Wenn Sie die gewünschten Adressen für den Export ausgewählt haben, klicken Sie auf den Button “Etiketten exportieren” im oberen Bereich der Seite. Bestätigen Sie die angezeigten Einstellungen durch Klicken auf “PDF exportieren”. Ein Etiketten-Bogen mit den wählten Adressen wird im PDF-Format generiert und zum Herunterladen angeboten.

Im “Etiketten exportieren” Dialog haben Sie die Möglichkeit weitere Einstellungen für den Export vorzunehmen. So können Sie beispielsweise Etiketten am Anfang des Bogens überspringen. Dies ist dann sinnvoll, wenn Sie einen Bogen bedrucken möchten, auf dem bereits Etiketten abgedruckt sind, aber am Ende noch freie Etiketten existieren. Sind auf dem Bogen etwa zwei Etiketten am Anfang bedruckt worden, wählen Sie die Option “Starten bei Etikett: 3”.

Durch Klicken auf “Abstände konfigurieren” haben Sie die Möglichkeit den Etiketten-Export an Ihre persönlichen Etiketten-Vorlagen anzupassen. Anhand der dargestellten Grafik und der Zuordnung von Buchstaben (a bis f) können Sie auf einen Blick erkennen mit welchem Schieberegler Sie welchen Abstand konfigurieren können. Möchten Sie die getroffenen Einstellungen für spätere Exporte speichern, können Sie einen Titel für Ihre Konfiguration eingeben und diese mit einem Klick auf “Vorlage speichern” sichern. Im oberen Bereich der Konfiguration können Sie aus einem Dropdown die gespeicherten Vorlagen laden.